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業績がなかなか上がらない会社に見られる、ICTのまずい使い方4つのパターン

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※画像:『業績をあげるとっておきのICT活用術』著:五島一輝/セルバ出版

 業務の効率化はどの企業においても常に課題です。特に近年はパソコンをはじめとしたIT機器の普及に伴い、劇的に仕事の仕方が変化しました。さらに、スマホやタブレットなどのスマートデバイスが登場し、クラウドやSNSが普及するなど、仕事を進める上でIT技術をどう使うか、その成否の影響は、日増しに大きくなるばかりです。

 こうした技術は今、“ICT”と呼ばれています。その意味は「情報通信技術」で、ITの間に挟まれた“C”は「コミュニケーション」を指します。

 ところが、このICTをうまく活用できている中小企業はそれほど多くないと指摘する人がいます。『業績をあげるとっておきのICT活用術』(セルバ出版/刊)の著者であり、ITコンサルタントの五島一輝さんです。

 ICTを活用して業務の効率を高め、どんどん最先端の情報を取り入れ、ビジネスを加速させる。そう思ってICTを導入をしてもなかなか成果が出てこない。そのように感じている経営者は多いのだそう。

 では、どうしてICTを導入しても業績が伸びないのでしょうか? 業務の効率化という観点だけでも、以下のような問題を抱えているケースが数多く見受けられそうです。問題としてしっかり認識できていればまだましで、気付いていないこともしばしばあるそうです。

■「EXCEL」シートの管理ができていない


 表計算ソフトの「EXCEL」を使っていない中小企業はほとんどないでしょう。確かにとても便利なソフトなのですが、著者によれば、大企業では「内部統制」の観点から利用が制限されているのだとか。

 例えば「履歴管理が苦手」「ファイルをコピーして容易に派生版を残せてしまう」といったデメリットがあったり、ファイル名の付け方が統一されていなかったりすると、そもそもどのファイルが最新なのか分からず時間をロスしてしまったりすることもあります。

 ただ、これらは工夫することで対処できてしまうので、どうしてもそのまま使ってしまいます。しかし、その力技が、効率や品質の悪化につながることがあるということは知っておいた方がいいでしょう。

■販売管理システムを入れても会社の実態と合っていない


 販売管理のシステムを入れている企業は多いはず。ところが、著者はこの部分にもメスをいれます。中小企業の販売管理業務は企業による違いが多い分野であるため、パッケージソフトでは業務の実態に合わないところが出てくるというのです。

 これらのソフトも「EXCEL」と同じように、使い方の工夫でなんとかカバーされているケースが多く、効率化や品質向上を妨げる壁の一つとなります。

■組織的とは言えない体制や仕組みで業務を行っている


 中小企業の長所であり、そして短所ともいえるところが、業務の仕方や分担が曖昧で、担当者の裁量によって業務が処理されていることが常態化していることです。