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藤原実「気になりませんか?」(10月17日)

イライラの元凶!何度も同じこと説明、保存ファイルが見つからない…画期的解消法?

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「Thinkstock」より
 仕事をしていると、どうしても避けられないことがあります。それは、「誰かに何かを説明する」という行為です。社内設備の運用ルールを説明する、部下に仕事を説明する、アルバイトに頼む仕事のやり方を説明する、お客さんに使い方を説明する、外注先に業務内容を説明するなど、色々な場面で説明することに直面します。

「私は1人でやっているフリーランスだから」「1人社長だから」「部下なんていないし」という人であっても、「説明」する場面はでてきます。確かに、全部自分でやっているということもあるかもしれませんが、事業を拡大していくためには、チームをつくる必要があります。その場面では、説明することが必要になります。また、あなたのサービスや製品を多くの人に買ってもらったり使ってもらったりする際には、きちんとした説明をすることが必要です。

 その説明先が内部(社内)であれ、外部(社外)であれ、何かしら説明をする必要があります。ここで困ったことが生じます。多くの場合、説明は面倒くさいですし、あなたの時間が取られることになります。仕事の引き継ぎなどでしたら、1~2回説明して終了するかもしれませんが、社内ツールの使い方の説明や申請書の書き方、いつもアルバイトに頼む仕事の説明、そして、一般的な使い方などは、場合によっては何度も同じことを説明しなければなりません。

 とりわけ、何度も繰り返されるような業務や内容、また度々同じ質問を受けることなどは、非常にストレスがたまります。イライラして、なぜか相手にあたってしまうこともあるかもしれません。

 もちろん、イライラするのをグッとこらえて、なんとかうまくこなせる人もいるかもしれません。しかし、現実的には、「説明する」ための時間が必要になることは避けられません。そういう説明をするために誰かを雇う余裕があればまだいいのですが、そこまで人材に余裕があることはまれでしょう。そうなると、あなたが説明するための時間を割かないといけないことになります。

 何度も同じような説明をするために時間を使わないといけない……。この状況がさらにあなたにストレスをため込ませます。実際には、そのせいで残業が増えるなど、余計なコストもかさむかもしれません。