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ダラダラ長いだけの「ダメ会議」を変え、「結果を出す会議」にする秘訣

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※画像:『「結果を出す会議」に今すぐ変えるフレームワーク38』(小野ゆうこ著、日本実業出版刊)

 会社の仕事の中で、筆者が最も苦手なのが「会議」や「ミーティング」の類である。

 やたらと時間を食う割に、終わって内容を振り返ってみると情報共有しかされていなかったりするのが苦手だし、上役が一人で意思決定をするのをただ眺めているだけだったりするのも苦手だ。

 「自由にアイデアを出せ」といわれると意外に出なくて、沈黙が続くのも苦手だ。かといってアイデアがたくさん出ると収拾がつかないのも苦手だ。

「この会議、出なくてもよかったんじゃないの?」

 時間ばかり奪われた会議の後で徒労感とともにこんなことを感じたことがあるのは、筆者だけではないだろう。

 活発に意見が飛び交い、そしてきちんとまとまるクリエイティブでスマートな会議はどうしたら実現できるのか。

■活発に意見を出す…その前にやるべきこと

 『「結果を出す会議」に今すぐ変えるフレームワーク38』(小野ゆうこ著、日本実業出版刊)では、メンバーのアイデアを募りたい会議では各自の意見を「付箋にすべて書き出す」という方法を紹介している。

 ただ、もちろん書き出すだけでは、雑多な意見が出過ぎて収拾がつかなくなってしまうだろう。これを避けるために次の手順が重要となる。

1.事実を共有する

 アイデアを出すからには、出さなければならない状況があるはずだ。その状況を把握するために、各部署やチームごとに知っている事実を紙(本では模造紙を推奨している)に箇条書きし、共有する。

2.黙って見る

 集まった模造紙を壁に貼り出して、黙って見て回る。気づいたことは付箋に書く。

 ここからようやくアイデアを出していくことになるが、各自が好き勝手に意見を言うのではなく「できそうなこと」「事実から気づいたこと」「疑問に感じたこと」の3つのテーマに分け、意見は一つずつ付箋に書いて貼り出すといい。こうすることで、漏れやダブりなくメンバーの知恵が集まるのだ。

■「アイデアは出たけどまとまらない」を避けるために

 こうして出てきたアイデアは、テーマ別に分かれているとはいえ、雑多でまとまりがないものだろう。

 これ自体は悪いことではないが、具体的なものと抽象的なものが混在する状態を整理してまとめることができないと、せっかくのアイデアを生かし切れない。