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仕事の無駄を減らし、効率を最大にする「時間節約術」3つ

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※画像はイメージ(新刊JPより)。

 毎朝残業せずに帰れるようなスケジュールを立てて仕事を始めるのに、あれやこれやでいつの間にか時間を食ってしまい、遅くまで仕事場にいるうえに、作業もあまり進まない…。そんなことはないでしょうか。

 仕事の効率を上げて、パフォーマンスを最大にするためには、時間を無駄に使わないことがカギ。

 『部下を定時に帰す仕事術』(WAVE出版刊)は、元・東レ取締役で、定時退社を貫いたという著者の佐々木常夫さんによる仕事術か語られた一冊です。では、佐々木さんはどんな時間節約術を使っていたのでしょうか? その一部をご紹介しましょう。

■仕事は“その場”で片付ける

 リポートや議事録などの書類は「後でじっくり書き上げよう」と後回しにしていませんか?

 リポートや議事録は、どんなに忙しくてもとにかく「その日中に書きあげる」ことが重要。一日たってしまうと記憶が薄まって精度が薄くなるだけでなく、時間もかかってしまいます。仕事は「その場」で片付けることがスピードアップの秘訣なのです。

■「プアなイノベーション」より「優れたイミテーション」を

 仕事をよく見てみると、実は大半が同じ仕事の繰り返しだったりします。ほとんどのテーマは、以前誰かが似たようなことを考え、トライしているものが多いはず。

 だから、仕事に取り掛かる際は、書庫やデータベースを最大限活用することが大切。

 似たテーマのファイルを見つけたなら、そのフォーマットや考え方を活用したり、拝借したりすることができます。その上で最新のデータをインプットし、自分の知恵を加えて提出すれば、立派な資料の完成です。

■「口頭」より「文書」のほうが早い

 「口頭」と「文書」、あなたはどちらを重視していますか?

 著者が薦めているのは「文書」です。もちろん、些細なことは口頭のほうが早いのですが、少し高度なことや複雑なことならば、文書のほうが効率的に人に伝えることができるのです。

 文書のメリットについて著者は以下の3点をあげます。

・文書を書くことで、自分自身がその問題について整理・確認できる
・相手に情報が正確に伝わる
・自分と相手以外の人にも同じレベルで情報を伝えることが出来る

 文書か口頭か迷ったら、文書にしてみると仕事がはかどるかもしれません。

 ◇

 「働けば働くほど競争力が高まる」時代はもう終わり。これからは、生産性を上げて効率よく仕事をする時代です。

 この時間節約術を活かして、ダラダラした残業をなくしてみませんか?

(新刊JP編集部)

※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。