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ビジネスメールの文面に悩んでしまう人へ――相手の失礼にならない書き方とは?

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 たとえば、相手から決定事項などの連絡を受け取った場合の返信の場合、「最短メール」は、次のようになります。

ご連絡ありがとうございました。
それでは、○日(水)午後△時にお待ちしております。
よろしくお願い致します。

 最短メールは簡潔ですが、場合によっては事務的で冷たい印象になるかもしれません。
これを「気のきいた短いメール」にすると、次のようになります。


□□社の高橋です。
ご返信ありがとうございました。

それでは、打ち合わせは、弊社にて、
○日(水)午後△時からということでお願い致します。

ご足労いただき恐縮ですが、
なにとぞよろしくお願い致します。

 どちらも「メール受信のお礼」「内容の復唱」「結びの言葉」という構成は同じですが、後者は簡潔でありながら、ほどよい礼儀正しさを感じます。

 ここからさらに謙譲の意を込めた文面にすると「ていねいメール」になります。また、内容や状況に応じてプラス表現を入れると、さらに印象は良くなります。

 本書ではそのまま使える文例も多数あるので、自分の仕事でよく使うメールのパターンを覚えておけば、好印象なメールを短時間で書けるようになるでしょう。
(ライター/大村佑介)

※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。

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