年賀状を年ごとにまとめる理由ですが、最新の情報を常に把握しておくという意味があります。年賀状をやり取りしている相手のなかには、引っ越しをされて住所が変わってしまっていたり、結婚などで名前が変わっていらっしゃる方もいたりと、状況が変わられる方もいらっしゃると思います。複数の年の年賀状が混ざってしまっていると、そのなかから一番新しい状況のものを探すのは至難の業です。
同様の理由から、喪中のハガキなども同時に参照できる場所で保管しておくと、年賀状作成の際にスムーズです。
・年賀状をデータとして保管する場合
年賀状を画像データとして保管するには、パソコンなどに接続したスキャナなどで読み込む方法と、スマホなどで写真を撮る方法があります。相手方の名前や住所が宛名面に載っている場合もありますので、そのような場合は両面を画像にしてペアだとわかるようにしておく必要があります。
大事なことは、スマホで写真を撮ったものを、そのままスマホの中だけに残しておかないことです。スマホはパソコンなどに比べてフォルダ管理機能などが使いにくい面があります。また機種変更などの際にうっかりデータがなくなってしまうこともありますので、パソコンやハードディスクにバックアップしておきましょう。パソコン上で年賀状専用のフォルダを作成しデータを管理しておくことをお勧めします。
年賀状の宛名などを管理してくれるソフトなどもありますので、スマホやパソコンを上手に活用できるといいですね。
年賀状を手放すルールを決める
基本的に3年分を残し、あとは手放すことをお勧めします。年賀状を取っておくことのメリットといえば、自分の交友関係を思い出させてくれたり、来年送る年賀状の宛先を調べたりできることです。大昔の年賀状が出てきて懐かしく見入ってしまうこともいい体験ですが、データでの保管など、今はもっとスッキリと情報を保管できる時代です。新しく送られてきた年賀状と過去の年賀状を見比べながら、手放していきましょう。
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