生活をもっと楽しく刺激的に。 オトナライフより】

 最近では、文書をPDFでやり取りすることも増えてきた。見積書などの文書を「PDFで送ってください」などと言われたら、どうしたらいいのだろうか。「そもそもPDFとは何か」「PDFのメリットは何か」など、ぜひ知っておきたい知識も併せて紹介したい。

PDFとは何か

【今さら聞けない】PDFって何?OfficeのWordやExcelからPDFに変換する方法の画像1
(Image:MichaelJayBerlin / Shutterstock.com)

 PDFとは、「Portable Document Format」の略で、米アドビシステムズが1993年に定めた規格だ。当初は商業印刷に使われることが多かったが、その後、広く使われるようになり、現在では印刷業界だけでなく、さまざまな場面で利用されている。

 PDFが誕生する前、あるファイルを印刷したいとき、そのファイルを作成したアプリがなければ印刷できなかった。例えば、Wordで作成した文書を印刷したければ、Wordを入手するしかなかった。画像に変換しておけば別のアプリからも印刷できるが、文書を画像に変換すると、1ページずつ別々のファイルになってしまったり、解像度が粗くなってしまったり、逆に解像度が高いとファイルのサイズが増えてしまったり、他の問題が生じてしまう。

 そこで考案されたのがPDFだ。PDFは、アドビが配布する無料アプリ「Acrobat Reader」で開いて印刷できる。つまり、Word文書を印刷したいだけなら、PDFに変換して配布し、それをAcrobat Readerで開いて印刷すればいい。Wordをパソコンに入れておく必要はなくなるわけだ。

 PDFに変換すると、文書を拡大表示しても元の文書と同じように見えるので、表示が粗くなることはない。また、内部で画像などは自動的に圧縮されるので、ファイルサイズも小さくなり、スマホなどストレージ容量の少ない機器での表示にも適している。

 以前は、特定のアプリのファイルをPDFに変換するのに有料の「Acrobat」が必要だったが、現在はWindows 10やmacOSなどOSレベルでPDFへの出力を対応しているため、変換するだけなら他にアプリを購入する必要はない。

続きは【オトナライフ】で読む

関連記事

プレスリリース入稿はこちら サイゾーパブリシティ