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松崎久純「ビジネスパーソンの自己啓発」

仕事ができる人が日頃から実践している「5W2Hのリスト化」術

文=松崎久純/グローバル人材育成専門家、サイドマン経営代表
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「Getty Images」より

 ビジネスパーソンとして成功したい人は、5W2Hを押さえて仕事に取り組めているかを確かめてみましょう。あまりに基礎的なテーマと感じるかもしれませんが、仕事のできる人は5H2H―― What(何を)、Who(誰が)、When(いつ)、Why(なぜ)、Where(どこで)、How(どうやって)、How much(いくらで)――をじっくり考えて業務に当たっているものです。それに対して仕事ができない人は、これらが曖昧なまま仕事をしています。

できる人がリストすること

 たとえば、今から商談があり、あなたが買い手の側だとしましょう。この商談が終わるときに知っておくべきことには何があるでしょうか。具体的にどんなものを(What)を買うことになり、それがいくら(How much)であり、どんなスケジュールで納品まで進んでいくのか(When)といったことでしょう。

 このような「商談で見出すべきこと」は、商談がはじまる前に、その項目をノートにリストしておきます。「すでにわかっていること」もあるでしょうし、「落としどころ」を自分で決めておくべき事柄も、売り手の側に純粋に尋ねたい事柄もあるはずです。それらもすべてリストに書き加えた状態で商談に臨みます。

 買い手だからといって、商談がはじまってから「ええっと、今日は何を伺えばよかったかな……」などと話し、相手に説明を促すようでは、かなり要領が悪いといわざるを得ません。

 知りたいと思いリストしておいたことが、商談中にはっきりわからなかったということもあるでしょう。その場合には、商談が終了する時点で、それらの事柄をどうするのか――たとえば、相手から翌日までに連絡をもらうといったことを決定して、5W2Hに基づいて、現時点で「何がわかっていて、何がわかっていないか」を明確にしておきます。

 こうしたことができるようになれば、後はどんなクオリティで5W2Hを押さえ、実行していくかに、こだわっていくことになります。このように仕事を進めていれば、商談時に相手がどのくらいのクオリティで5W2Hを明確にしている人かも、はっきりとわかるようになってきます。

自分の仕事を進めるときにも、ライフプランを練るときにも

 自分自身の仕事を進めていくときも同じことです。たとえば新規顧客を増やしたいときに、あなたなら5W2Hをどのように描くでしょうか。曖昧にしかわからない場合には、それを具体的かつ明瞭に描いていくことが大事な仕事になります。簡単にできるとは限りません。むしろ5W2Hを押さえるのは難しいことも多いのです。 

 新規顧客の開拓を部下に指示するところを想像してみましょう。部下の人たちは実現性のある5W2Hを描けそうでしょうか。そうは思えない場合もあるかもしれません。あなたが部下であれば、上司からはこのように見られています。あなたが5W2Hを押さえられそうか、それを実践して成果を挙げられそうかと、常に評価されていることを意識しておくべきでしょう。

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