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中山真由美「お片付けで人生を素敵に」

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断

文=中山真由美/整理収納アドバイザー、RittaStanza CEO

(2)まとめた書類を、要不要にわける。

 ここが一番大変なところです。一枚ずつ確認して要不要の判断を行う根気のいる作業です。間違って大切な書類を処分してしまわないようにしましょう。参考までにすぐに手放せそうな書類をお伝えしておきます。

・DM、自分に不要なチラシ、デリバリーのメニューなど。前に届いたものを見る前に新しいものが届いてしまう方や、スマホのメルマガやネットで情報を収集される方は紙の媒体のチラシは処分しやすいと思います。

・毎年送られてくる保険の契約内容更新の確認など。何年分も貯めこんで、今の自分がどちらの保険がわからなくなっている方をよくみかけます。このような保管しておきたい書類も、新しく送られてきたら前年度のモノを処分し、現年度のモノと入れ替えましょう。

(3)残った書類を下記の分類ツリーをもとに分類していきます。

 例として取扱説明書で説明します。

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断の画像2

 図では、リビングのみ小分類まで記載していますが、残りのキッチンや洗面所もご自分の家に合わせて作成してみてください。例えば、トイレに取扱説明書が付属する機器がない場合は、中分類のトイレのタイトルをつくらなくてもOK。あくまでも自分の家に合わせて作成しましょう。

 この分類は、頭の中で考えるだけではなく、このように書き出してから実際の分類をすることをオススメします。

(4)分類ごとに分けたら収納します。

 ファイリングには、横型のバーチカルファイリングを使う手法と縦型の簿冊式ファイリングを使う手法があります。どちらの手法を選ぶかは、家庭ならば書類を管理する方の好みでいいと思います。これからお伝えするそれぞれのメリット、デメリットを踏まえ皆で決めてください(職場でファイリングをする場合は、自分一人で決めてはいけません)。

 それでは、実際に横型のバーチカルと簿冊のリングファイルをご覧いただきます。横型のバーチカルファイリング手法は、大きな横型のBOXを仕切りで区切って整理する手法です。

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横型ファイリング

 横型のバーチカルを採用される場合は、横型のBox以外に個別フォルダ(小分類を挟み込むもの)を別売りで購入して使います。

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個別フォルダ

 メリットは、挟んであるだけなので、捨てる時に楽。デメリットは、挟まれているだけなので書類が紛失する可能性があります。

 簿冊式ファイリングとは、よくオフィスで見る、穴あけパンチで穴を開けた資料を閉じるファイルです。

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簿冊式ファイリング

 メリットは、書類が綴じこまれているのでバラバラにならないこと。デメリットが捨てにくく、場所をとること。両方のメリットデメリットを考えて選んでみてください。

 それでは、我が家の取扱説明書のファイリングをご紹介します。我が家の取扱説明書は横型のバーチカルファイリング手法で収納しています。大分類の「取扱説明書」のタイトルは箱につけています。箱全の中全てが取扱い説明書だからです。

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断の画像6

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