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中山真由美「お片付けで人生を素敵に」

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断

文=中山真由美/整理収納アドバイザー、RittaStanza CEO

 中身のフォルダは下の写真のように、左側に中分類、右側に小分類(個別フォルダ)となるように整理します。

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断の画像7

 箱全体が取扱説明書ではない場合は、下記のように、箱の中で大分類・中分類・小分類(個別フォルダ)に分けます。

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断の画像8

 このように向かって左側に大分類のタイトルがきて、真ん中に中分類、右側に小分類(個別フォルダ)がきます。写真のグレーの厚紙を見出しガイドといい、10枚セット1500円程度で購入できますが自宅では、そこまでお金を掛けずに100円ショップの厚紙を買ってきて無印良品のインデックス付箋紙を購入し自作して使っています。

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断の画像9

(4)いつまで保存するのかを考える。

 蓄積されていく書類の見直しは1年に一度程度行ってください。学校プリントなどは、学期末ごと見直しをするといいですね。保管をした書類を手放しやすくする事がファイリングシステムの最後のお仕事です。

 保証書や取扱説明書は、保証が切れるタイミングや製品買い替えのタイミングで処分するなど、捨てるタイミングを見極めましょう。このように出口を決めておかないといつまでも使わない書類が溜まり、どんなにファイリングしても必要な書類が探しにくい状態になります。必要な書類をすぐに見つけられるように分類して収納しておくことは、不要書類もすぐに分類でき、処分をしやすくすることにつながります。

 さて、ホームファイリングを5つの手順に分けてご紹介しました。いかがでしたでしょうか?

 ただファイルをするのではなく、まずは(1)書類を集めて、(2)要不要に分けるところからスタート!(3)分類して、(4)分類ごとに収納。ファイリングシステムには2つの手法がありましたね。(5)最後に処分することを考えて定期的に見直すことが大切でしたね。年末前に自宅の書類整理を行ってファイリングをしてみてください。

 電子化が進んでいる現代ですが、まだまだ紙の書類はなくなりません。すべてを電子化せずに紙を媒体としたほうが、都合がいい場合があるためです。しかし紙はほっておくと溜まっていきますし、一度溜まってしまうとなかなか整理ができません。そうなってしまうと、一度気合を入れて整理をしなければなりません。

 電子化の基本の分類方法もファイリングシステムと同じ。ファイリングができないと、パソコン内のフォルダが勝手に増えたり、削除されたり、階層が深くなったり、タイトルの付け方に統一感がなくなり検索しても見つからないなどという事になりがち……。

 電子化に進んでいる今だからこそ、紙ファイリングの基礎を学んで必要な書類が秒で取り出せるように目指してみてください。

 もっと深く学びたい方は基本から学べるファイリングアドバイザー認定講座をオススメします。

(文=中山真由美/整理収納アドバイザー、RittaStanza CEO)

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