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リモートでの会議・打ち合わせに特有の準備はある?

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ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑 デジタル対応版
『ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑 デジタル対応版』(宝島社刊)

 コロナ禍で在宅勤務の機会が増え、新入社員として入社してからリモートワークをせざるを得なくなったケースは数多い。今までのように対面での入社時研修で学ぶ社会人マナーや仕事の基礎技術を身につける機会は少なくなっているのかもしれない。

リモートでの会議・打ち合わせに特有の準備はある?


 そこで、基礎的なビジネスマナーと仕事術をテーマに取り上げ、解説するのが、本書『ビジネスマナーと仕事の基本 ゆる図鑑 デジタル対応版』(岡田充弘監修、宝島社刊)だ。

 リモートワークで増えたのがオンライン会議だろう。とはいえ、会議の準備や進め方の基本ルールは変わらない。オンライン会議に向けての準備には5つのステップがある。

1.会議の目的、ゴールを把握する
 何を目的に、どのようなゴールを目指すのかを参加者全員が把握しておくことが基本。

2.会議資料を準備する
 オンライン会議では、データや画像などの資料を共有しながら進行するのが基本。会議資料をメンバーに事前送付しておく。

3.役割分担を確認する
 開催者、進行役、議事録役、議論の参加者などの役割分担を把握しておく。

4.接続状況をチェック
 自宅上からアクセスする場合は、Wi-Fi機器などインターネットの接続状況を事前にチェックする。

5.時間に余裕をもって入室
 オンライン会議ツールは、アクセスに時間がかかるケースもある。10分前には準備を終え、いつでもアクセスできるようにしておく。

 オンライン会議にも独特のルールが存在する。たとえば、服装は相手に不快感を与えないものが基本。他者の発言は最後まで聞く、自分以外が発言するとき以外はミュートモードにするなど、対面とは違う心遣いも必要になる。また、マイク性能やインターネット環境によって、対面の会議と比べて声が届きにくいケースもある。普段より明るくハキハキと話す意識も重要だ。

 忘れがちなのがウェブカメラの位置設定。自宅のデスクが仕事に適していない場合は、本や雑誌などを使って。ウェブカメラを目線の位置に合わせる工夫もしておくことが必要。

 新人は基礎の勉強に、中堅からベテランはビジネスマナーのおさらいに使える本書。仕事の基本の大切さを改めて思い出させてくれる1冊だ。本書を参考に、リモート時代のビジネスマナー、社会人として押さえておくべきマナーや作法が手に入る一冊だ。(T・N/新刊JP編集部)
※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。

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