●この記事のポイント
・国産タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」が有料利用企業2,500社を突破
・事務職・非IT職に強みを持つDXツール
・AI連携で段取り自動生成、業務データのインフラ化を推進
「誰が、いま、何をやっているのか？」。
それが一目でわかるチームは、強い。しかし現実には、タスクが属人化し、情報共有が追いつかない職場が少なくない。
そうした課題に正面から取り組むのが、PR TIMES社が提供するクラウド型タスク・プロジェクト管理ツール『Jooto（ジョートー）』だ。現在、有料利用企業数は2500社を突破。広告代理店や制作会社、自治体まで幅広い業種で活用が進む。
今、タスク管理ツールが普及するなかでJootoの持つ、ほかにない強みとは？
広報業務から生まれた段取り可視化ツール
Jootoが目指すのは、「タスク管理を誰でもできるものにする」こと。カンバン方式（カードを動かして進捗を可視化）を採用し、ブラウザ上でドラッグするだけで担当者や期限を共有できる。株式会社PR TIMES執行役員Jooto事業部長・山田真輔氏は語る。
「Jootoは2017年にM＆Aという形でPR TIMESが引き継いだサービスです。当時から私たちは『行動者発の情報が、人の心を揺さぶる時代へ』というミッションを掲げていて、プレスリリース配信だけでなく挑戦する人を支援する、人や社会とのコミュニケーションに関わる事業であれば取り組んでいくという方針がありました」
当初想定していたのは広報業務だ。ネタ収集から発信内容の決定、すり合わせ、対外発表、メディア連絡まで……この一連の流れをステップごとにタスク化するツールとして活用することが期待された。同社のカスタマーサポートツール「Tayori」との連携も視野に、ステップを組める業務全般への展開を目指していた。
そのために行われた改良で、特にこだわったのはUI設計だ。インプットを最小限にし、事前情報なしで触り始められる設計を追求。2018年のフルリニューアルでは、登録導線から体験設計まで徹底的に見直した。
「機能を増やしすぎないことを意識しました。画面が複雑になると『使いこなせていない感』が出て、開くことにも抵抗がでてしまいます。幅広い方々に使っていただきたいので、画面上の機能はあえて絞り込んだのです」
類似ツールとの決定的な違いは、事務職・非IT職ユーザーの想定
実のところ、カンバン方式を追求するタスク管理ツールは海外産を中心に、すでにいくつか存在する。しかし、同じカンバン方式でも海外ツールとJootoは根本から思想が異なる。
「一般的な海外ツールは、ITツールに慣れた開発チームが中心です。一方、私たちが考えているのは事務職、営業職、品質保証部、コーポレート部門など技術系以外の方々。『いつまでに何をするか』を確認したいが手段が選べない、そういう方々に特化したサービスは実はほとんどありません」
そもそも日本では、タスク管理に費用をかける文化が海外ほど浸透していない。特にコロナ以降、リモートワークで「誰が何をやっているか」が物理的に見えなくなったことで、ようやく市場が急成長し始めた段階だ。
こうしたなか、Jootoで特に多いのが製造業や建設業のユーザーだ。
「製造業や建設業には『プロセス管理がすべて』という考え方が根付いています。資材の流れ、工程の進捗が売上に直結するからです。一方、事務職の仕事は『どこで詰まっているか』が見えにくい。物理的な”モノ”がないため、業務の滞留や人間関係のボトルネックが可視化されません。Jootoは、製造業で当たり前のプロセス管理を、事務職にも持ち込むツールなんです」
このアプローチは、PR TIMES社のDNAにも通じている。プレスリリース配信サービスで培った「情報を可視化して大切な相手に届ける」思想を、チーム内の情報共有に応用した形だ。実際、Jootoは社内でも最も活用されているサービスだ。
「部署横断を含めてプロジェクトが立ち上がることが多い当社にとって、自分たちが本当に必要としているものだからこそ、外部にも広めたいという想いがあります」
現場が生み出す多彩な活用法
導入企業の使い方は実に多様だ。勤怠管理システムと連携し、出勤すると自動で「日報を書く」タスクが生成され、送信すると上長に通知が飛び、確認スタンプがつけられる仕組みを構築した企業がある。
「日報を書いても意味がないと思われがちですが、これなら『見た』というフィードバックが確実に返ってくるので、従業員のモチベーション向上につながります」
導入を検討する企業の最大の課題は「段取りを組む習慣がないこと」だと山田氏は指摘する。「『何をいつまでにやるか』を決めることが面倒に感じられる。でも、それを決めることが成果につながる。また、『やっていないこと』を可視化することで、チーム全体で助け合える環境が生まれます」
こうした課題を乗り越えた企業では、多彩な活用法が生まれている。営業アシスタントがラベル機能でスキル管理をしている例では、「この人はこの業務をやったことがない」「複数回対応経験がある」といったスキルレベルを色分けして可視化し、依頼時の判断材料にしている。毎月のルーティーンと月ごとのルーティーンを組み合わせ、人が変わっても抜け漏れなく業務を進められる仕組みを作った企業もあるという。
手厚いサポートで最初のDXを支援
利用していると当たり前のように感じてしまう各種のツールだが、日本での普及率はまだまだ低い。
「チャットツールですら、業務で使用する企業は全体の2〜3割程度。メールと口頭コミュニケーションが中心の企業がまだまだ大多数です」
そうした企業にとって、いきなり高機能なツールを導入するのはハードルが高い。Jootoが”最初のDX”として選ばれる理由はここにある。直感的に使えて、段取りを組む習慣を自然と身につけられる設計になっているからだ。
さらに、他社との決定的な違いが手厚いサポート体制だ。日本語サポートがないツールもある一方、Jootoはオンラインや電話での対応を含めて1社1社丁寧に、使い方をフォローする。
「市場が立ち上がり始めたばかりだからこそ、フォローしなければ結局使われなくなる。口コミで広がっていくスタイルを大切にしています」
AI時代の仕事のインフラへ
そんななかで、決してITに強いとはいえないユーザーが確実に効率化を実感できるのがAIを活用した機能である。現在、ベーター版が公開されているのは、条件等を入力すれば、必要な作業、流れをすべて自動生成してくれる機能だ。
ひとつひとつ頭の中で考えてタスクを並べる作業は一瞬で終わる。
「実際に、ビアガーデン事業やシミュレーションゴルフ事業を催事で展開する際に、この機能を使って段取りを組み、成功させた企業もあります」
AIによる振り返り機能も開発中だ。プロジェクト終了後、「甘め」「厳しめ」といったトーン選択で客観的フィードバックを生成し、コミュニケーションのきっかけを作る。
「人を挟むと言いにくいこともありますが、AIが間に入ることでコミュニケーションが円滑になります」
さらに山田氏は「業務データとしてのタスク情報」の価値を強調する。
「一般的なAIは機密データを読み込めません。でもタスクデータには、誰が何ができるかという社内情報が詰まっている。これを学習させれば、その企業にとって本当に使えるAIになる。業務のライブラリーとして、会社文化を含めた仕事の進め方を形作るインフラになることを目指しています」
「やっていないこと」を見える化する
Jootoが考える「仕事を前に進めるチーム」とはどのような状態か。
「段取りが組まれ、誰がいつまでに何をするかが明確な状態。そして『やっていないこと』が見える状態です。それが見えればチームで助け合える。プロジェクト終了後、成功でも失敗でも、そのストーリーを語れる――それが『仕事を前に進めるチーム』です」
やっていることは報告されるが、やっていないことは見えない。その「見えないボトルネック」を可視化することで、チーム全体で支え合う文化が生まれる。
「私たちPR TIMESグループは『行動者発の情報』を大切にしています。現場で頑張る人たちの発信を増やし、それに触れた人がまた前に進める世界を作りたい」（山田氏）
Jootoは、単なるタスク管理ツールではなく、チームの「働き方」を映す鏡だ。属人化をなくし、誰もが同じ情報を見て動ける。それが、Jootoが掲げる「仕事を前に進める力」である。
株式会社PR TIMESについて
「行動者発の情報が、人の心を動かす」をミッションに掲げ、プレスリリース配信「PR TIMES」を中心に、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」、カスタマーサポートツール「Tayori」などを展開。Jootoは2017年リリース、2025年8月時点で有料利用企業数2,500社突破。
本社: 東京都港区赤坂1-11-44 赤坂インターシティ8F
代表: 代表取締役社長 山口 拓己
サイト: https://www.jooto.com
（文=BUSINESS JOURNAL編集部）
※本稿はPR記事です。
