ビジネスに不可欠なPDFが進化！仕事効率が格段にアップする「コメント共有機能」

　ビジネスをするうえで欠かせないソフトのひとつが、PDFだ。

　文書や図表などを作成する際に、WordやExcelといったソフトを使用するが、そのデータは、基本的に同じソフトか、それに準ずるソフトを持っていないと開くことができない。さらに、開くことができても、ソフトのバージョンが違ったり、PCの互換性などによっては、文字化けする、フォントが変わる、レイアウトがずれる、といった不具合が生じることが珍しくない。

　それを解消するために、PDFが活躍する。PDFは「Portable Document Format」の略で、データを写真のように保存することができるファイル形式。文書を写真のように固定化するため、環境の異なるPCやソフト、スマホなどで開いても、差異なく見ることができる。

　そんなPDFを、ただ文書を写真化するためだけに使っているのはもったいない。実は、アドビのAcrobatでは、PDFによって仕事を効率化するためのさまざまな機能が備わっている。ドキュメントをPDF化する、送られてきたPDFファイルを開いて読む、といった初歩的な使い方をしている人だけではなく、PDFデータを再編集するなど頻繁に活用している人も、Acrobatに新たに備わった機能を知って損はないだろう。

※Adobe Acrobat DC

　マニュアルやカタログ、チラシ等を制作する際、関係者に制作物の確認依頼を出すと、フィードバックがメールやチャット、口頭、などのバラバラな方法で返って来るので、コメントをまとめるのに時間と労力がかかる、という経験をしている方も多いだろう。

　そんなとき、Adobe Acrobat DCの「コメントを依頼」という機能を使うと、クラウド上で共有した1つのPDFに関係者がフィードバックを追加できるようになり、結果的に仕事の効率化ができる。PDFのメリットは残しつつ、複数の関係者がコメントを付与できるのだ。

　この機能は2GBのストレージの範囲内であれば、無料のAcrobat Readerでも使うことができるので、すぐに試せる。そのうえで本格的に導入しようとの判断に至れば、100GBまでのクラウドサービスが付く有料製品のAcrobat Standard／Acrobat Proに移行すればよい。ちなみに、コメント共有機能を利用するステップは以下の通りだ。

1. 確認してもらいたいPDFのリンクを発行して関係者に共有（リンクを受け取った人はAcrobatを持っている必要がなく、ブラウザー上で誰でもコメントを追加することができる）

2. 関係者がPDF上にコメントを追加（コメントする箇所をピンポイントで指定できるだけでなく、手書きの描写も加えられるので、紙に近い感覚で具体的なコメントができる。入力されたコメントはリアルタイムで他の関係者のPDFにも反映される）

3. 追加されたコメントを確認して返信（PDFを送った人は追加されたコメントを確認し、必要に応じて返信することができる。また、メンション機能を使って特定の相手にメッセージを送信することもできるため、PDF上でコミュニケーションが完結する）

　個人情報や企業秘密などを含む高度な機密情報を取り扱うビジネスにおいては、セキュリティの高さは重要なポイントになる。その点でも信用のおけるソフトを導入したい。PDFの生みの親であるアドビが開発するAcrobatは、国際標準規格にも準拠しているので品質やセキュリティの面でも安心して利用できる。今や世界中で500万以上の企業、団体に使われており、国内の販売シェアもNo1（PDFソリューションにおいて、直近年度の販売本数シェア／東京商工リサーチ調べ2022年3月時点）。

（文＝Business Journal編集部）

※Adobe Acrobat DC