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すぐ言葉に詰まる人のための、知っておきたい“言い訳に聞こえない言い訳”のコツ

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※画像:『困ったときの「モノの言い方」言い換え辞典』(村上英記/著、日本実業出版社/刊)

 ミスや遅刻をするたび「すみません、すみません」を繰り返してしまう、相手に嫌われるのが怖くて黙りこんでしまう、何かを説明しようとすれば言い訳のように聞こえてしまう・・・。ビジネス上のコミュニケーションに困難を感じている人は少なくないはず。

 『困ったときの「モノの言い方」言い換え辞典』(村上英記/著、日本実業出版社/刊)は、そんな悩みを解決する一冊です。

 タイトルにもあるように、本書はビジネスシーンで困ったときに使える言い訳がふだんの言葉から引ける辞典です。その場にふさわしいフレーズと解説、文例がすぐに見つかるようになっています。

 例えば、「私はそうは思いません」で引いてみると、

「そうでしょうか。」(ビジネスでは使えない表現)
「そういう考え方もありますね。」(丁寧で印象のよい表現)
「たしかにそれも一理ありますね」(よりかしこまった表現)

 といったフレーズが見つかるので、シチュエーションに合わせて使い分けることができます。

 ここでは、本書の中から、ビジネスでの言い換えの作法をいくつかピックアップしてご紹介します。

■ウソはどこまでOK? 仕事を忘れていたときの言い訳


 例えば、上司から取引先に電話をするよう言われていたのにうっかり忘れていた場合について考えてみましょう。

(1)「電話したのですが、留守でした。もう一度かけてみます」
(2)「後回しにしていたら忘れてしまいました」
(3)「すみません、他の仕事が終わらず・・・。すぐにかけます!」

 (1)はやってはいけない言い訳です。電話したかどうか先方に確認すればすぐにばれてしまいますし、一回だけならまだしも、何度も重なれば相手も不審に思うでしょう。

 (2)はウソのない事実ですが、ビジネスシーンでは正直が一番とは限りません。これでは「後回しにしたのか」と相手を怒らせてしまう可能性もあります。

 (3)は、全てが真実ではありませんが、「電話をしていない」という部分ではウソをついていません。このようなフレーズが、「効果的な言い訳」と言えるといいます。

 幼稚なウソやその場しのぎの言い訳をするのではなく、自分に不利な情報をうまく隠すことで、ピンチを脱出し相手からの信頼を得ることができるようになるのです。

■相手を攻撃するのはNG!


 基本的に、できるビジネスパーソンは相手を直接攻撃しません。ときには相手側に非があったり、相手が失礼な物言いをしたりすることもありますが、きつく言い返してその後の関係が修復不可のものになってしまった・・・などとならないよう気をつけましょう。