上司に相談したい時、取引先の依頼を断る時…デキる人が「すみません」を使わない理由

※画像:『言葉の選択』（大なぎ勝／著、秀和システム／刊）

「すみません」

　この5文字からなる言葉を1日の中でどのくらい使っているだろうか。自分の態度を示す表現としてどんな場面でも使える汎用性の高さから、ついつい多用してしまう。

　ところが、この「すみません」を乱発していると、出世できないといわれている。

　えっ、なんで？　いいじゃん！　申し訳ない気持ちを伝えているわけだし、誰も気分を害さないじゃないか。でも、よく考えてほしい。例えば何か手伝ってもらったとき、相談に乗ってもらったとき、悪いことをしていないのに「すみません」というお詫びの言葉を伝えるのは本当に適切なことなのか？　本来ならば、感謝の気持ちを表現する「ありがとう」の方がいいのではないか？

　また、「すみません」ばかり使っていると、その言葉の重みはどんどんなくなっていき、いざというときにお詫びをしても「どうせ反省していないんだろう」と思われることもあるだろう。

　使いやすい言葉だからつい口にしてしまうが、力関係が駆け引きに影響するビジネスシーンにおいて、デキる人は自分を卑下する「すみません」という言葉を簡単には使わない。それよりも感謝を示す言葉を使ったほうが、自分も相手も気持ちよくその後の仕事に取り組むことができるはずだ。

　こうした言葉の一つの選び方で、仕事の進み具合は大きく変わってくる。

　ビジネスシーンでどの言葉を使うか困ったときに役立つ一冊『言葉の選択』（大なぎ勝／著、秀和システム／刊）には、シチュエーション別に使うべき言葉のイロハが詰まっている。

上司に相談を持ちかけるとき

　常に忙しそうな上司に相談をしたいとき、「すみません、相談したいことがあるのですか、お時間よろしいですか？」といった具合に、まず時間を取ってもらえるかどうか丁重にお願いする人が多いだろう。しかし、この場合は、「△△の件で、ご相談があります。お時間を調整していただきたいのですが」と具体的に話を持ちかけたほうが、上司はどれだけ重要な案件なのか把握できて動きやすくなる。もちろん、声をかけるタイミングはちゃんと考えよう。

取引先からの仕事を依頼を断る時

　せっかくの取引先からの業務依頼を、キャパシティオーバーで断らざるを得ないときは、どう断ればいいのか。回りくどく説明するよりは、「せっかくご依頼いただきましたが、業務が立て込んでおりまして、ご要望にお応えすることが厳しい状況です」とキッパリ断った方がいい。現状の仕事で溢れている状況で、相手に希望を持たせてしまい結局受けることになった場合、今持っている仕事にも悪影響が出てしまう可能性があるからだ。これで信頼がなくなることはそうないことだし、逆に仕事を受けて「できませんでした」の方が信頼失墜につながる。それでも自社で、とお願いされたら時間的猶予を確認して余裕を持って対応できるようにしよう。

　「すみません」を多発しないことも、具体的に相談を持ちかけることも、キッパリ断ることも、業務を今以上に捗らせるために大切なこと。なんとなく返答したり、なんとなくお願いをしたりするのではなく、自分が発する一言一言を大事にしながら仕事に取り組んでみてはいかがだろうか。
（新刊JP編集部）

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※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。