悩ましい忘年会幹事役の究極テク！面倒な店探し、当日ドタキャン問題はこうクリア！

「Thinkstock」より

　今年も年末が近づいてきました。年末といえば「忘年会」。今回は幹事を任された方々が名幹事と言ってもらえるように、宴会について「飲食店の本音」をお教えします。

　大きな忘年会ですと、10月から飲食店に予約が入り始めます。忘年会の規模が小さくなるにしたがって予約は後ろにずれて11月へ。そして仲間内の小さな忘年会の予約は、12月に入ってからが多くなります。最近は大きな忘年会が減っていたり、忘年会の回数減少から予約の競争率が下がっているせいか、徐々に予約時期が後ろになり、開催日の週や1週間前くらいの予約も増えているようにも思えますが、幹事を任せられたときには、念のためにできるだけ早めに予約などの準備をしましょう。

お店の予約

　幹事慣れしていない方だと、飲食店に予約するときに「こんな予約内容で飲食店は受け入れてくれるかなあ」という心配や疑問があると思います。お店への相談でもっとも多いのが、「税込み○円で飲み放題にできませんか？」というような予算と内容に関することでしょう。お店には最初から設定された宴会が何種類かありますが、個人店を中心に「応相談」可能のお店も多いです。オーナーや店長の裁量が強く、融通がきくお店です。その際にお店にとって最終的に重要になるのは、「その日は結局いくらの売上になるか？」です。

　たとえば、ある個室や空間を使う場合、1人4000円で10人のお客さんだと売上は4万円、1人3500円で12人だと同4万2000円です。変動費である材料費率を調整すれば、粗利は同じくらいか客単価が安いグループのほうが儲かります。

　また、19時からの予約で2時間の宴会予約を受けた場合、終了は21時となり、片づけと次のお客さんの来店準備があるので、立地が良い店舗でない限り2回転目の売上が少なくなりがちです。もし18～20時の予約なら2回転目の売上を増やせる可能性が高まります。

　そのため早い時間帯の予約は、幹事さんのわがままが通りやすくなります。お店からしたら、営業時間のど真ん中をとられて1回転分の売上しか見込めないよりも、2回転できる予約は大歓迎なので、お客さんのわがままを聞いたりイレギュラーな内容を相談されても、その予約を確保したくなります。繁盛店になると、効率性を重視して予約できる時間帯を最初から設定しているお店もあります。さらに時間帯のほかに「曜日」という要因も、お店にとって重要です。そのお店の立地によって予約が入りにくい曜日のほうがリクエストを聞いてくれやすくなります。