「話す」「書く」どちらにも共通する「伝わるメッセージ」のつくり方

　昨今、コミュニケーションにおいて「話す」だけでなく「書く」ことを必要とされるシーンが増えている。

　例えば、リモートワークによって社内のコミュニケーションがチャットツールに移り変わったことで、文章で仕事の依頼をしたり、指示を出すようになったという人は少なくないだろう。また、SNSなどで情報を発信したり、チャットアプリでコミュニケーションを取ったりすることも珍しくなくなったが、これもテキストがベースだ。

　「書く」「話す」いずれも「人に伝える」ことがゴールだ。では、「伝える力」をどのようにして身につけていけばいいのだろうか。

「書く」「話す」に共通する、伝えるための7STEP

　『発信力を強化する 「書く」「話す」サイクル』（さわらぎ寛子著、ぱる出版刊）は、「書く」と「話す」をうまく組み合わせ、伝える力をより高めていくためのレッスンが書かれた一冊だ。

　本書では「書く」ことを「自分のペースで考え、時間をかけてできること」、「話す」ことを「リアルタイムの反応が求められること」と定義した上で、「書く」「話す」どちらにも共通するポイントを、料理の工程に例えて紹介している。それが下記の7STEPだ。

STEP1 誰にどんな気持ちになって欲しいかを決める
STEP2 何を作るかを決める（テーマを決める）
STEP3 調理方法を決める（話を組み立てる）
STEP4 材料を揃える（素材を集める）
STEP5 食べやすい大きさに切る（言葉・順番を整える）
STEP6 味付けをする（表現を磨く）
STEP7 盛り付けをする（タイトルをつける）
（本書p.40より）

　最初のステップは、「誰にどんな気持ちになって欲しいか決める」。

　これは今から文章や会話で伝えることを、誰に向かって、何のために書く（話す）のか、そして相手にどんな気持ちになってどんな行動してほしいかを決めるということだ。まずここが定まらないと、伝える内容も定まらないだろう。

「伝わる」ためには相手の視点に立って考える

　2つ目のステップは「何を作るか決める（テーマを決める）」だが、ここでは自分の伝えたいことだけを伝えようとするのではなく、相手が喜ぶこと、メリットのあることを入れることが大事だ。

　著者のさわらぎ氏は、文章でも会話でも大事なのは「相手が今、言って欲しいことを言う」ことだと述べる。これは相手の言いなりになるというわけではなく、自分が伝えたいことを相手が知りたいことに変換して伝えるということだ。

　例えば上司にチームメンバーを増やす提案をする場合、自分にとってのメリットだけでなく、チームにとって、会社にとって、そして上司にとってどんなメリットがあるのかを伝えることで案が通りやすくなる。また、ブログを書く場合も、伝える相手にとって、そのブログを読むことにどんなメリットがあるのかを考えることが、選ばれるブログへの第一歩となる。

　「ただ伝える」のではなく、「相手のことを考えて戦略的に伝える」。これは「書く」も「話す」も共通していることだ。

　さらに、ステップ3以降も具体例を織り交ぜながら、丁寧にメッセージの伝えかたを教えてくれる。その中で、「伝える」ことの本質に気づくことができるはずだ。

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　今や、コミュニケーションやメッセージの発信においては、「書く」と「話す」どちらも使えることが求められている。

「これまで会話でやりとりをしてきたから、書くコミュニケーションに慣れていなくて」
「書くことは得意だけれども、話すのは苦手で」

　こうした悩みを抱えている人にとって、本書は助けになるはずだ。（新刊JP編集部）
※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。