Web会議のトラブル回避法&リアクションのコツ…入室は5分前までがマナー、微笑みながら退出の画像1
「gettyimages」より

 2020年に急速に広まった働き方改革といえば、オフィス以外で業務をこなす“テレワーク”だろう。新型コロナの収束は遠く、今後もテレワークを継続していく企業も少なくない。同時に、オンライン上で行う“リモート会議”も定着しつつある。

 その一方で、リモート会議に苦手意識を持っている読者もいるはず。そこで、リモート会議にまつわるトラブルや適切なリアクションについて、日本サービスマナー協会認定マナー講師の清水美奈子氏に話を聞いた。

オンライン会議は5分前の入室がマナー?

「4月頃から、社内会議や外部との会議、研修、セミナーなど、複数人が一部屋に集まる機会がほとんどなくなりました。それに伴い、リモート会議の入室のタイミングや服装、女性の場合はメイクの程度などの悩みを耳にすることが増えましたね」(清水氏)

 中でも、オンライン上の“会議室”への入室は、タイミングを間違えるとトラブルにつながるという。

「開始時間ギリギリのタイミングやオンタイム入室をする人が多いと、主催者が『入室許可』や音声確認、接続不安定の方への対応などに時間を要すこともあるため、開始が遅れてしまいます。特に大人数の会議やセミナーは、所要時間が削られて内容の質も下がります。遅くとも5分前の入室、主催者が入室時間を設けている場合は、指定時間内に入るのがマナーですね」(同)

 リアルな会議では5分前行動ができるのに、リモートでは気の緩みからかオンタイム入室をする人が多い、と清水氏。このようなリモート特有の“気の緩み”は、会議中も見られるという。

「会議中にずっとペンを回していたり、無意識のうちに頬杖をついていたり……自宅などから参加して気が緩むせいか、リアルで上司やお客様と会うときには絶対にしないような行動を取る人がとても多いですね。リアルよりも一人ひとりの顔がよく見えるリモート会議や新人研修では、やる気がないと誤解され、印象が悪くなる可能性があります」(同)

「リモートは気が抜ける」という声もあるが、リモート会議こそ「見られている」という意識を持ち、気合いを入れて臨む必要があるのだ。また、リモート特有の“伝わりにくさ”もトラブルにつながる、と清水氏は話す。

「リアルな場では、表情以外にも相手と意思疎通をする方法がたくさんあるんです。研修中は、講師が室内を歩いて受講者のメモを見て回れば、それぞれの理解度が把握できます。対面の会議でも、一生懸命メモを取っているのは一目でわかります。でも、手元が見えないリモート会議では、下を向いているとスマホを触っているなど他の作業をしているのでは? と誤解を生む可能性があります。内容の区切りの際は、一旦顔を画面に向けるなどのリアクションも必要。視覚だけで得られる情報の少なさを痛感しています」(同)

リモートリアクションの極意とは

 なかなか真剣さが伝わらないリモート会議では「意識的にリアクションを取ると良い」と、清水氏。

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