イライラの元凶！何度も同じこと説明、保存ファイルが見つからない…画期的解消法？

マニュアルづくりの重要性

　したがって、何度も同じことを説明しなければいけないような場合には、急いでそれを簡単に伝える方法を考えることが大切です。精神的にも、実利的にも重要です。もし同じ人に何度も説明しなければいけない場合には、やるべきことをうまく言語化、伝達できていない可能性もあるので一定の検証が必要です。しかし、内容的には比較的単純な場合には、それを文書か動画などでマニュアル整備できれば、あなたの時間を削減することにつながります。

　それは最終的には会社のコストを下げ、利益を残すことにつながるはずです。一度つくってしまえば、随時、修正や追記などは必要になるにせよ、長期的な効果が望めます。

　これまでは、筆者もそうですがワードやパワーポイントなどを使って、写真を貼り、説明文を入れて装飾、といった具合にマニュアルをつくってきました。それは当たり前のことではありましたが、よく考えると汎用的なツールであるがゆえにややこしい作業がてんこ盛りでした。

　写真を貼り付けたり、説明文を書くという編集作業もありますが、なにより形式の管理、バージョン管理、配布というところが結講やっかいな手間をかけるポイントになっています。

　マニュアルをもらう側・使う側としても感じるのですが、すでに紙ベースでマニュアルをもらうとその管理に悩んだりします。いまでは、筆者は紙でもらうマニュアルは結局スキャンしてデジタルデータとして保存してしまうので、最初からデータで欲しいと思います。

　さらに、その受け取ったデータをどこに管理・保存してあるのかというのも、ファイル命名ルールをきちんとしておかないとわけがわからなくなることがあります。いくら検索をしても見つからないということにもなりかねません。複数人でやっていると、この際の混乱度合いが高まる可能性が上がります。

標準化できる業務はマニュアル化する

　そこで、マニュアルをもっと簡単に作成、管理できるサービスはないものかと思っていたら、最近面白いサービスを見つけました。それはTeachme Bizです。

　マニュアル作成共有サービスで、クラウド型の特化サービスです。常々、筆者が疑問に思っていたり、悩んでいた既述のような苦しみを軽減してくれるサービスを提供してくれています。