煩わしいWordのお節介機能、解除して劇的効率向上！勝手に文字変換や箇条書き…

Wordの編集画面

　仕事、プライベートにかかわらず、何か文書を作成するときにMicrosoft OfficeのWordを使用する人は多いだろう。Wordは非常に便利なソフトウェアで、作業の効率化が図れるだけでなく、さほどITの知識がない人でも体裁の整った文書をつくることができる。

　しかし、誰でも使えるようにとの親切さからか、ときに「こんな機能なくてもいい」と邪魔に感じる設定もあるのではないだろうか。例えば、メールアドレスを打ち込んだところ、先頭のアルファベットが勝手に大文字になってしまったり、文章中に赤や緑の波線が入って確認・修正を促すといった具合だ。

　これらの機能に関する知識を持っている人であれば、各種機能を有効活用して効率アップが見込めるが、おそらく多くの人にとって不満の種となる機能もあるだろう。そこで今回は、こうした邪魔な機能をOFFにする方法を紹介しよう。

※対象のバージョンはWindows版のOffice2010、2013、2016

勝手な変換は「オートコレクト」タブのチェックを外す

　まずは前述のアルファベットの先頭の文字が大文字になってしまう問題。文字が勝手に変換されるのは、ほとんど「オートコレクト（自動修正）」と呼ばれる機能が原因だ。オートコレクトは初期設定されているため、すべてのWordで同様の変換がなされる。これを邪魔だと感じる人は、自分で解除するしかない。設定の解除手順は以下のとおりだ。

【ファイル】メニュー＞【オプション】＞【文章校正】＞【オートコレクトのオプション】ボタン＞【オートコレクト】タブ＞【文の先頭文字を大文字にする[the … → The …]】のチェックを外す

　この項目では、これ以外にも英単語の2文字目を小文字にしたり、曜日の先頭文字を大文字にするといった設定ができる。

　また、同オプション内の【入力オートフォーマット】タブでは、以下の機能のON/OFFを入れ替えられる。

・行頭に数字や記号をつけると箇条書きになる
・URLやメールアドレスがハイパーリンクになる
・行頭に「—」や「＝＝＝」を入力すると罫線になる
・改行時、自動的に1字下がった状態になる
・日付を入力するとさまざまな日付スタイルに変換できる

　もしこれらの機能が不必要と感じているのなら、チェックボックスをクリックしてチェックを外すと、今後は煩わしさから解放されるだろう。

赤や緑の波線は「文章校正」の設定で消す

　続いて、文章の入力中に単語の下に赤や緑の波線が表示される問題。これは文法の間違いや表記の揺れがあった場合、また入力ミスと判断される場合に誤りを指摘してくれる機能だ。一見便利に思えるが、砕けた文章や商品名などの固有名詞を入力した時にも表示されるため、邪魔に思っている人も多いだろう。

　これを消すためには、該当箇所で右クリックして【無視】を選択すれば一時的に消すことができる。ただ時間がたつと再び表示されることもあるため、一切非表示にしたい場合は以下のように設定するといい。

【ファイル】メニュー＞【オプション】＞【文章校正】＞【Wordのスペルチェックと文章校正】欄の【入力時にスペルチェックを行う】と【自動文章校正】のチェックを外す

　ただし、注意しなければならないのは、この機能をOFFにしてしまうと校正を自分で行う必要があり、誤字脱字をチェックする手間が増えてしまうことだ。提出文書を作成するときにチェックを怠れば、誤字だらけになってしまう可能性もある。そのため、ずっとOFFにしっぱなしにするよりは、必要なときだけOFFにするほうがいいだろう。

スマートタグや広い文字間隔の対処法

　そのほかに“お節介機能”と呼ばれているのは、文章の貼り付け後に表示されるスマートタグ、また文字数が少ないと「あ　　　い　　　う　　　え　　　お」といった具合に字間が行いっぱいに広がってしまう機能だ。

　前者は、文字をコピー＆ペーストした際に引用元の書式と貼り付け先の書式のどちらを適用するか選べる機能だが、貼り付け先に合わせるときにいちいち選択しなければならないのが面倒。最後に全文一括して書式変更させたほうが楽なはずだ。これを表示させたくない場合は、次のように設定するといいだろう。

【ファイル】メニュー＞【オプション】＞【詳細設定】＞【切り取り、コピー、貼り付け】欄の【コンテンツを貼りつけるときに「貼り付けオプション」ボタンを表示する】のチェックを外す

　また、字間が広がる機能はURLや英語を入力しているときに起こることが多いが、一部分だけが間延びしてしまい文ごとの文字数が合わなくなるため、見た目が美しくない。これはWordの初期設定で、英単語が文末で途切れてしまわないように勝手に改行されるようになっているために発生する現象だ。これを直すためには以下のように設定する。

・該当部分だけを直す場合
直したい箇所にカーソルを合わせる＞【ホーム】タブの【左揃え】ボタンをクリック

・間延びしない設定法
【ホーム】タブの【スタイル】グループ右下のボタン＞【標準】にカーソルを合わせ【▼】内の【変更】＞左下【書式】ボタンから【段落】＞【英単語の途中で改行する】にチェック

　以上がWord使用時のお節介設定を解除する方法だ。これらを設定してから文章作成すれば、ストレスフリーに作業を行えるだろう。しかし、今回取り上げた機能のなかには、単語下に出る波線のように、邪魔だと感じることがあっても実はとても役に立つものもある。

　逆に、初期設定ではOFFになっている機能のなかに、ONにすることによって今より使いやすくなるものがある。そこは各々で調節しながら、自分に合った設定を探ってほしい。
（文＝日下部貴士／A4studio）