仕事をしやすいデスクを作る整理の鉄則とは？

　今、職場のデスクはどんな状態になっているだろうか。資料が散乱していたり、ファイルが積まれている状態ではないだろうか。

　「ビジネスパーソンが仕事中に探し物に費やす時間は、1年に平均150時間」。そんなデータをアメリカのコンサルタント会社であるオーダー・フロム・カオスが出している。1日8時間労働と考えると、20日弱、探し物に時間を費やしていることになる。この時間がなければ、その分、仕事をすすめたり、休息にあてられるはずだ。

　『なぜ、一流の人のデスクはキレイなのか? 片づけが9割』（清水申彦著、総合法令出版刊）では、ワークライフバランス、業務効率化コンサルタントの著者が、職場の机や身の周りを片づけるさまざまな方法や仕事の整理、仕事をする上での思考の整理方法を紹介している。

「わからない」の箱で判断に悩む時間をカットする

　いざ片付けを始めても、いるモノかいらないモノかの判断に迷ってしまい、進まなくなることも多い。そんなときは、デスクを片づけるときは「捨てる」「捨てない」の2択だけで考えるのではなく、捨てる判断を保留すれば、整理はラクになるという。

　保留する手順はこの4つの段階がある。

1．一度全部取り出す
2．「いる」「いらない」「わからない」の３つに分ける
3．いるモノはしまう。いらないモノは捨てる。わからないモノは箱にしまう
4．箱にしまったモノは期日を決めて、期日が過ぎたらそのまま捨てる

　ここでのポイントは「わからない」の箱をつくることだ。判断を保留するという選択肢をつくることで、分類する作業が都度悩まずにスムーズになる。さらに、このとき「わからない」モノを捨てる期日をなるべく短く設定して決めることが大事だ。その期日内に使うことがあれば、それは必要なモノであり、使わなければ不必要となる。

整理の鉄則は「必要のないモノは置かない」

　また、デスクの上の整理は「必要のないモノは置かない」が鉄則だという。「作業中の仕事のモノは机の上」「使用頻度の高いモノは手元に」「使用頻度の低いモノは遠くに」と決めて、デスクの上には必要最低限のモノだけを置くようにする。

　さらに、動線と配置にも気を配ろう。右利きの人であれば、電話を受けながらメモを取るために電話はデスクの左側、メモ帳とペンは右側に配置というように、作業しやすいようにしておくことも大事だ。

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　モノを片づける思考は、アイデア思考やスケジュール管理にも役立つという。自分のデスクが汚くて…と自覚している人は、本書の片づけ術を実践してみてはどうだろう。モノや思考を整理することで、デスクが片づくだけでなく、仕事の成果も上がるかもしれない。（T・N／新刊JP編集部）

※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。