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中山真由美「お片付けで人生を素敵に」

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断

文=中山真由美/整理収納アドバイザー、RittaStanza CEO

必要な書類を半日以上さがしてしまう悲しさ…

 保険の証書、家電の取扱説明書や保証書、携帯電話の契約書や請求書など、家の中にはさまざまな書類があるものです。みなさんはどのように保管されているでしょうか?

 部屋のあちこちにそのような書類がバラバラと置かれていると、ある書類が必要になった時に見つけるまでに時間がかかったりしませんか? 必要な時に、探す時間ほど「もったいない」時間はありません。

 私が片づけが苦手だった時の話です。家の修理を行う際に保険を使って直そうと考えた時がありました。自分が入っている保険の契約内容を把握していなかったため、急いで家の中を探し回りました。結局見つけるまでに半日以上もかけてしまったのです。

必要な書類が“秒”で見つかるファイリング術&便利アイテム!まず全部集めて要不要を判断の画像1

 使う頻度は少ないのに、使う時はすぐに探し出したい……。次回こそは、きちんとわかるようにしておこうと反省ばかり。必要な書類がすぐに探せたら「どんなに楽なんだろう」といつも思いながら過ごしていたわけです。

 このような状況を変えるには、ファイリングを正しく理解する必要があります。

そもそも「ファイルする」と「ファイリング」の違い知っていますか?

 まずは「ファイルする」と「ファイリング」の違いを知りましょう。書類の正しい整理は、この2つの言葉の意味を正しく理解することから始まります。

<ファイルするとは>

 フォルダなどに紙を綴じこんでおくだけ。分類などはあまりせず、目の前にある書類をクリアケースやリングファイルなどに入れて綴じこんでいるだけのこと。

<ファイリングとは>

 書類がつくられてから捨てるまでの流れを考えて探しやすく捨てやすくファイルすること。ファイリングシステムともいう。

 この2つの言葉の意味は、まったく違うのがわかりますね。以前の私は、書類を整理する上でこれら2つの言葉の意味を理解していませんでした。そのせいで家や会社の中で書類が溢れていたのだと、やっと理解することができました。

 私がしていたことは「ファイル」だったのです。整理していたつもりでも、ただ綴じこむだけの行為をずっとしていました。

 きちんとファイリングを理解して、それを実践することで劇的に書類が見つけやすくなりました。今では、家族全員、必要な書類を秒で取り出すことができますよ。

 それでは、我が家のホームファイリングを例に、必要な書類が秒で探せるファイリグを紹介します。

ファイリングの手順

(1)部屋中にある、書類と思われるものを、すべてまとめてみましょう。

 書類とは、簡単にいうと何かが記載されている紙です。チラシやパンフレット、手紙、取説、保証書、証券、領収書、メモなど、部屋にはさまざまな書類が散らかっています。これらをまとめることがファイリングのスタートです。

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