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必要なデータがどこにあるか分からない…仕事の効率を変えるデスクトップ超整理術

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※画像:『あなたのビジネスを変えるデスクトップ超整理術』著:松村博/ダイヤモンド社

 仕事がその日のうちに終わらず、どうしても残業せざるをえなくなってしまう、というのは、日本の労働者にとって普遍的な悩みでしょう。

 もちろん、とても定時までには終わらない量の仕事を任されているのかもしれません。でも、本当にそれだけが理由でしょうか?

 実は、日本人の労働生産性は、主要先進7カ国で最低だと言われています。もしかしたら、残業続きになってしまう原因は時間あたりの生産性の低さ、つまり「仕事の効率の悪さ」にあるのかもしれません。

■探し物が見つからない

 仕事の効率を下げてしまう代表的なパターンが「探し物」。

 たとえば、今すぐに必要なファイルがあるのに、パソコンのどこに保存したかわからなくなってしまった、という経験は誰にでもあるはずです。

 それらしいキーワードで検索をかけても出てこないとなると、もうお手上げですよね。
 これは、電子ファイルだけでなく、紙の書類も同様。「あの資料、どこにあったっけ?」と同僚に聞きまわると、相手の時間まで無駄にしてしまいます。

■似たような名前のファイルが大量に…ネーミングはルールに沿って

 こんなことになってしまう原因は、「整理・整頓ができていないから」につきます。パソコンのデスクトップに無造作にアイコンが並んでいたり、机の上に書類が積み上がっている人はもちろん、一見かたづいているように見えても、不要なファイルや書類までしまわれているようでは、やはり必要な時に必要なものが見つからない原因になるため、いらないものは捨てたり取り除くことが必要。

 また、ファイルやフォルダのネーミングや分類にルールがないことも、検索を阻害してしまうのに加え、「似たような名前のファイルがいくつもあってどれが本物かわからない」という事態が起こりやすくなってしまいます。

 『あなたのビジネスを変えるデスクトップ超整理術』(ダイヤモンド社/刊)は、業務改善・業務効率化で多くの実績を持つメディアドライブを経営する松村博さんが、仕事上のタイムロスを減し、より生産性の高い仕事ができるようになる方法を教えてくれる一冊。

 その方法とは、整理の仕方であり、デジタル化であり、ツールの活用です。

 これらを総合的に使いこなすことで、あなたの仕事は劇的に変わるはず。深夜残業が続いている人や、労働時間の割に成果が出ていないことに悩む人は、この「タイムロス」に注目して、仕事を改善してみてはいかがでしょうか?
(新刊JP編集部)

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※本記事は、「新刊JP」より提供されたものです。