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客先や上司に何度も「やり直し」を命じられる人に決定的に足りない「準備」のステップ

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※画像:『やり直し・差し戻しをなくす できる人の準備力』著:上阪徹/すばる舎

 仕事をしていると、客先や上司からダメ出しをされ「やり直し」を命じられるときがある。

 一度ならまだいいとしても、何度もとなるとさすがに不甲斐なく、落ち込んでしまうのは筆者だけではないだろう。

 なぜ、一発OKをもらえないのか。経験の問題なのか。仕事の向き・不向きの問題なのか。それとも他に何か原因があるのか。

■準備には六つのステップがある

 『やり直し・差し戻しをなくす できる人の準備力』(すばる舎刊)の著者にして、これまで3,000名超の著名人へのインタビューを行ない、自らもベストセラー作家である上阪徹さんは、若い頃から仕事のやり直しをさせられることがほとんどなかったそう。

 そんな上阪さんが、やり直しを防ぐ最大のポイントだと語るのは、準備の仕方だ。
本書では、「正しい準備」として、以下6つのステップが紹介されている。

1.仕事の目的を確認する
2.仕事のターゲットを意識する
3.仕事のアウトプットイメージを共有する
4.仕事のプロセス/進め方を作る
5.アウトプットを考える
6.仕事をアウトプットする

 上阪さんはいつも、1~5のステップに全ステップのうち7、8割の時間とパワーを割くという。それほどまでに、仕事を始める前が肝心というわけだ。

 もし、あなたが今、仕事でやり直しをさせられているのなら、上記のステップのうちどれかが欠けているのかもしれない。または欠けてはいなくとも充分な労力を割いていない可能性が高い。

 ここで、それぞれのプロセスがなぜ必要なのかについて簡潔に紹介しておこう。
一つでも「自分、できていないかも……」と思う箇所があるなら、ぜひ本書で詳細をチェックしてみてほしい。

(1)仕事の目的を確認する

 このステップで最も重要なのはコミュニケーション。相手が求めていることを聞き出し本来の目的をいかに引き出せるかによって、アウトプットのクオリティは全く変わる。

(2)仕事のターゲットを意識する

 ここで意識しなければならないのは、仕事の依頼元=ターゲットとは限らないということ。たとえ上司からの依頼だったとしても、その上司がターゲットではないケースも往々にしてある。依頼の先にある本当のターゲットを明確にできれば、ピント外れの仕事も激減するはずだ。

(3)仕事のアウトプットイメージを共有する

 発注者自身、アウトプットのイメージが定まらないまま発注をしてしまうケースがある。後々「こんなはずじゃなかった……」とならないためにも、事前にサンプルや類似物を使ってアウトプットのイメージを大掴みに共有しておくことが必要だ。

(4)仕事のプロセス/進め方を作る

 よく言われがちな「とりあえずやってみる」は、やり直しが前提だと心得たほうがいい。効率的な段取りを組む、必要なプロセスを洗い出して分解する、余裕をもったスケジューリングを組めば、突発的な事態にも対応できる。締め切り直前の仕上げを入念に行なうことも可能になるという意味で重要だ。