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こんなメールや企画書の「文章」は読みにくい! デキる人の「伝わる文章」とは?

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※画像:『悪文 伝わる文章の作法』(岩淵悦太郎編著、KADOKAWA刊)

■「文章」ひとつで、ビジネススキルの高さがわかってしまう!

 仕事がデキる人は、総じて「伝え方」が上手い。それは話し方だけではなく、文章でも同じだ。デキる人のメールは、用件が簡潔で読みやすく書かれているし、企画書や資料は伝えたいポイントが明確で無駄がないので、枚数も少ない。

 デキる人の書くものが、簡潔で無駄がない理由は、2つある。

 ひとつは、その人の中で「伝えたいこと」がハッキリしているから。もうひとつは、「どうすれば相手に伝わるか」が考えられているからだ。

 仕事がデキない人ほど、文章は乱雑で、読みにくい。「相手に伝わる文章」「読みやすい文章」が書けているかどうかは、その人のビジネススキルが高さを端的に示すもの、といっても過言ではないだろう。とはいえ、ビジネスにおいて必要なのは、小説家が書くような「美文」ではない。必要なのは「悪文」にならない文章を書くことだ。

 『悪文 伝わる文章の作法』(岩淵悦太郎編著、KADOKAWA刊)は、「伝わりにくい文章」「読みにくい文章」を集め、どんな文章が「悪文」なのかを明らかにし、わかりやすい文章を書くためのポイントを教えてくれる「社会人のための国語の教科書」といえる一冊だ。

■「長文病」と「ていねい過ぎ病」にかかっていないか?

「ご多忙の所恐縮ではありますが先日拝見させて頂いたメールについて幾つか御質問をさせて頂きたいのですが、打ち合わせの日程については先日の通り進めるとしてプランの概要をまとめる為の資料を先に頂戴できると有難いのですが、それについては――」云々。

 一目で読む気が失せたのであれば、その感覚は正しいので自信を持ってほしい。

 「悪文」で、よくあるパターンが、上記のような「長文病」と「ていねい過ぎ病」だ。

 「ちゃんと伝えよう」「失礼のないようにしよう」と思う人ほど、この「長文病」と「ていねい過ぎ病」にかかりやすい。

 文章が長すぎると、伝えたい主旨が曖昧になるので、読み手は混乱してしまう。

 上記の文章なら、伝えたい主旨は「資料がほしい」ということだ。しかし、書く必要のない「打ち合わせの日程」の話がわざわざ書いてある。さらに句読点や読点、つまり、「、」や「。」で区切りが少なくて非常に読みにくい。

 また、丁寧すぎるせいで回りくどい文章になり、漢字も多く堅苦しい印象がある。良かれと思って丁寧に書いても読み手はイライラするので、これでは逆効果だ。

 悪文から脱却するには、まず、文章を短く区切ることだ。

 そして、主旨から外れた内容、不必要な敬語や装飾的な言葉を削っていく。

 これだけ、あなたの文章はかなり「わかりやすく」「伝わりやすく」なるはずだ。

■「、」の使い方ひとつで、意味は変わる?

「このシャンプーは他社と違い毛穴をふさぎ髪を痛める老廃物がでません。」

 自社商品を取引相手に売り込むのに、このような文章を書いたとする。このままでは読みにくいので、普通なら句読点、つまり「、」を入れるだろう。しかし、「、」を打つ場所で、文章の意味は大きく変わってしまう。

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